- Je hebt drie getallen nodig: gemiste oproepen, hoeveel daarvan een klant was en wat een klant gemiddeld besteedt.
- Je telefoonaanbieder of kassa laat zien hoe vaak er niet is opgenomen.
- Tel ook mee wat je niet ziet: de beller die niet terugbelt en de collega die van de klant in de zaak wegloopt.
Op internet vind je veel getallen over gemiste oproepen. Ze gaan over andere landen, andere branches en andere zaken. Wat je echt wilt weten, is wat het jou kost. Dat reken je in tien minuten uit, met cijfers die je al hebt.
Stap 1: hoe vaak neem je niet op?
Begin bij de bron. Bijna elke zakelijke telefoonaanbieder toont in het portaal of de app een overzicht van gemiste oproepen. Kijk naar een gewone week en een drukke week. Let vooral op de uren: gemiste oproepen zitten bijna altijd op de momenten dat het in de zaak ook druk is.
Stap 2: hoeveel daarvan was een klant?
Niet elke beller wil iets kopen. Er bellen ook leveranciers, verkopers en mensen die alleen de openingstijden willen weten. Bel een paar gemiste nummers terug, of kijk naar de oproepen die je wel aannam. Welk deel daarvan was een bestelling, reservering of afspraak? Dat percentage gebruik je ook voor de gemiste oproepen.
Stap 3: wat besteedt een klant gemiddeld?
Dit getal staat in je kassa: de omzet van telefonische bestellingen gedeeld door het aantal. Werk je met afspraken, neem dan de gemiddelde waarde van een afspraak. Rond niet naar boven af. Liever een voorzichtige uitkomst die klopt dan een mooie die niemand gelooft.
De som
Stel: je mist op een week 40 oproepen, de helft is een klant en die besteedt gemiddeld € 25. Dan is dat 40 × 0,5 × € 25 × 4,3 = € 2.150 per maand. Dit is een voorbeeld. Vul je eigen getallen in, of gebruik de rekenhulp op onze prijzenpagina.
Wat niet in de som staat
- De beller die één keer geen gehoor krijgt en voortaan ergens anders bestelt.
- De klant in de zaak die moet wachten omdat jij de telefoon pakt.
- Fouten die ontstaan als je een bestelling met één hand opschrijft.
Die kosten zijn lastiger te meten, maar ze zijn er wel. Neem ze mee als je de uitkomst vergelijkt met wat een oplossing kost, en reken niet alleen in euro’s. Rust in het team telt ook.
